Você provavelmente chegou aqui procurando um número. Esta página não tem um, e vale explicar o motivo antes de qualquer outra coisa.
Dois eventos de trezentas pessoas, no mesmo mês e na mesma cidade, podem custar valores muito diferentes. Não por margem de produtora, mas porque um acontece num espaço que já tem estrutura e o outro num galpão que precisa de energia, piso, banheiro e climatização. Publicar uma faixa que ignora essa diferença serviria para atrair contato, não para informar quem precisa decidir.
O que dá para fazer com honestidade é abrir a composição: quais linhas existem em todo orçamento de evento, quais delas crescem com o número de convidados e quais não crescem, e o que costuma dobrar o valor de um projeto sem que ninguém tenha pedido nada mais sofisticado.
Por que o custo não cresce junto com a lista de convidados
A intuição de quem monta o primeiro orçamento é dividir tudo por cabeça. Faz sentido para comida e bebida. Não faz para o resto.
Palco, som, luz, painel de LED, projeto de cenografia, equipe de produção e mão de obra de montagem custam praticamente o mesmo para cem ou para trezentas pessoas. O que muda é o tamanho da sala, não o tamanho da operação. Por isso o custo por convidado de um evento pequeno é sempre mais alto: as linhas fixas se dividem entre menos gente.
O movimento inverso também costuma surpreender. Dobrar o público raramente dobra o orçamento, mas em algum ponto o número atravessa um limite e tudo muda de patamar de uma vez. O espaço não comporta mais, e o espaço seguinte tem outra diária, outra taxa de energia, outra exigência de brigadista e, quase sempre, outra janela de montagem.
Custo de evento não é uma reta, é uma escada. Boa parte do trabalho de quem orça está em saber onde ficam os degraus.
As linhas que existem em todo orçamento
A lista abaixo é a estrutura de uma proposta de produção completa. Nem todo evento usa todas as linhas, mas todo evento é orçado a partir delas. Se alguma estiver ausente da proposta que você recebeu, ela não deixou de existir: costuma reaparecer depois, como aditivo.
- Espaço
- Diária de locação, taxa de serviço da casa, consumo de energia, climatização fora do horário do evento, taxa de rolha quando a bebida entra por fora e, o item mais esquecido, as horas de montagem e desmontagem, que em muitos espaços são cobradas à parte da diária.
- Estrutura e cenografia
- Palco, praticável, treliça, tenda, piso, painéis, marcenaria, mobiliário e comunicação visual aplicada. A mão de obra de montagem e desmontagem é uma linha própria, não um detalhe da anterior.
- Audiovisual
- Som, iluminação, projeção ou painel de LED, gravação, transmissão e operação. Equipamento reserva entra aqui, e costuma ser a primeira coisa a sumir quando alguém precisa baratear uma proposta.
- Alimentos e bebidas
- Buffet, bar, equipe de serviço e locação de louça e utensílio. A diferença entre coquetel em pé e jantar sentado não é só de cardápio: muda o número de garçons, o tempo de operação e a quantidade de mesa e cadeira.
- Equipe de operação
- Recepção, credenciamento, coordenação de piso, segurança, brigadista, limpeza e apoio. É dimensionada por público e por número de acessos, não por preferência.
- Produção e coordenação
- O trabalho que acontece antes: curadoria de espaço, cotação e negociação com fornecedor, cronograma, plano de montagem, ensaio e a coordenação durante o evento. É a linha que o cliente menos enxerga e a que mais evita prejuízo.
- Logística
- Transporte de material, frete, transfer de convidado, hospedagem de equipe quando o evento é fora da cidade e estacionamento.
- Documentação e seguro
- AVCB do espaço ou projeto temporário, ART de estrutura, alvará quando exigido, seguro de responsabilidade civil e ECAD quando há música. Pesa pouco perto do resto e é o que impede o evento de ser interditado.
- Impostos e encargos
- Incidem sobre o serviço e sobre cada fornecedor contratado. Proposta que não deixa isso explícito costuma estar comparando coisas diferentes.
- Contingência
- Uma reserva para o que muda entre a assinatura e a montagem. Todo evento tem alguma coisa, e o orçamento que não prevê essa linha vai cobrar por ela de outro jeito.
O que faz o mesmo evento custar duas vezes mais
Mantendo público, formato e cidade, seis fatores movem o valor mais do que qualquer escolha de decoração.
- A data
- O fim do ano concentra confraternização, premiação e convenção na mesma janela. Espaço, equipe e equipamento ficam disputados, e preço de coisa disputada sobe. Um evento que pode acontecer em fevereiro custa diferente do mesmo evento em novembro.
- A janela de montagem
- Espaço que libera o acesso na véspera é uma operação. Espaço que libera seis horas antes é outra: exige mais gente ao mesmo tempo, em regime de hora extra, e equipamento que chega pronto para subir. A conta muda antes de qualquer item da proposta mudar.
- O prazo até o evento
- Pedido com meses de antecedência permite cotar, comparar e negociar. Pedido com poucas semanas paga urgência em todas as linhas ao mesmo tempo, porque cada fornecedor precisa remanejar a própria agenda para caber.
- O tipo de espaço
- Um espaço equipado já entrega som, luz, cadeira, cozinha e climatização. Um espaço cru entrega metro quadrado. O segundo parece mais barato na diária e quase nunca é mais barato no total.
- O formato
- Jantar sentado, coquetel em pé, auditório com palestra e feira interna com estandes são quatro operações distintas para o mesmo número de pessoas.
- O risco que você decide eliminar
- Gerador de reserva, equipamento redundante em sala e equipe extra de contingência têm preço. Não são luxo, são seguro. A decisão de contratar ou não é do cliente, e precisa ser tomada com clareza, não por omissão da proposta.
Como ler uma proposta de produtora
Comparar propostas de produtoras diferentes é difícil porque cada uma organiza a informação do seu jeito. Cinco perguntas nivelam a comparação.
- O que exatamente está incluso em cada item? Um item chamado apenas telão não é escopo. Escopo é tamanho, tipo, quem opera, por quantas horas e o que acontece se o equipamento falhar durante o evento.
- Qual é a lista do que não está incluso? Peça por escrito. É a pergunta que mais economiza dinheiro, e a resposta separa proposta completa de proposta atraente.
- A partir de que horário conta hora extra, e quanto custa? Vale para o espaço, para a equipe e para cada fornecedor, e vale para cada um separadamente.
- Quem responde pela documentação e pelo seguro? Se a resposta for vaga, a responsabilidade vai cair no contratante no dia em que alguém pedir o documento.
- O que acontece se a data mudar? Adiamento acontece. As condições de remarcação precisam estar no contrato antes, e não negociadas depois, quando já não há margem.
Uma proposta bem mais barata que as outras quase nunca é preço melhor. Na maioria das vezes é escopo menor, e a diferença aparece na semana da montagem, quando já não há tempo de cotar de novo.
O que a produtora precisa saber para orçar de verdade
Um orçamento útil depende menos de detalhe criativo e mais de seis informações operacionais.
- Data, ou pelo menos o mês e se existe flexibilidade.
- Cidade e espaço, se já houver. Se não houver, o tipo de espaço que você tem em mente.
- Número estimado de convidados e o perfil deles: equipe interna, cliente, canal, imprensa.
- Formato e duração, ou seja, o que precisa acontecer e por quanto tempo.
- O que precisa acontecer no palco ou na tela, quando há conteúdo.
- A faixa de investimento prevista.
Por que informar a faixa de investimento ajuda você
A última informação costuma travar. Existe a ideia de que revelar o orçamento entrega vantagem ao fornecedor, que vai gastar tudo. Na prática acontece o contrário: sem faixa, a produtora escolhe um patamar por conta própria e monta um projeto que ou não cabe no seu bolso ou fica aquém do que você esperava. As duas hipóteses custam semanas de retrabalho.
Com a faixa informada, a conversa muda de natureza. Deixa de ser uma pergunta sobre preço e vira uma pergunta sobre escopo: com esse valor, o que dá para fazer bem. É a pergunta que realmente interessa a quem vai assinar.